档案的现代化管理的内涵与必要性

发布时间：2014-07-27 14:48

　　计算机技术的普遍应用，电子文件的大量涌现，都给档案事业的迅速发展提供了契机与挑战，做好档案的现代化管理是新时期档案事业发展的必然趋势。档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，是记录历史真实状况的重要资料，是文字、图表、声像以及电子文档等不同形式的记录。档案学是一门社会科学，社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案的记录功能对社会的发展具有不可或缺的积极作用。
　　与档案管理现代化相对应的是传统手工管理模式，两者的不同在于：一是管理对象及其特点不同，传统档案管理的主体是纸质档案，其信息与载体不可分割；而档案管理现代化条件下，其对象更多的是数据化形式的档案，具有可共享、动态、易控、可变、依赖等新型载体的特征；二是管理模式的不同：传统的档案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鉴定、编目 、排架、统计和提供利用等诸环节，现代化的档案管理以智能化的计算机管理为主，工作环节以监控信息为核心。
　　档案的现代化管理在传统管理的基础上建立起来，它以系统论为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信等技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥档案管理人员的积极性和创造性，以取得被管理对象在确定目标下，使整体动态取得最佳效果。
　　档案现代化管理的最终目标，是最大限度地保护档案质量，延长档案的寿命；最大限度地开发档案信息资源为社会各界提供高水平的咨询服务。要完成档案现代化管理的最终目标，必须做好三件事：一是在保证电子档案质量的基础上延长档案寿命；二是利用计算机技术提高档案管理效率和水平，开发档案信息资源，为社会各界提供高水平的咨询服务；三是对档案数据文件的采集、整理，形成电子档案，丰富资源。这三件事不是各自孤立的，而是相互依赖、相互制约。延长档案的寿命是基础，如果没有档案寿命的延长，就谈不上档案信息的开发；不能为社会提供相应的咨询服务，延长档案寿命就失去它应有的意义，即提供高水平的咨询服务要靠高质量的档案资源为基础，延长档案寿命的意义要靠提供高质量的咨询服务来体现。如果没有源源不断的档案数据采集，在电子时代，档案就失去了继续丰富档案资源的源泉，其后果不堪设想。三件事都要靠人去做，特别是第二、三件事，科技含量很高，所以管理人员科技素质的提高，显得尤为重要。
　　档案资料的数据采集是档案信息资源得以充分开发和有效利用的基础。档案资料数据的采集是实现档案资料信息集中和共享的基础工作，没有档案数据的采集，笔耕文化传播，档案管理的现代化建设就成了无米之炊；没有准确及时、先进可靠的数据采集整理工作，档案管理的现代化建设也得不到必要的保证。
　　总的来说，档案现代化管理的主要特征是：系统化，就是整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动；定量化，就是把复杂系统中的变量及相互关系，用数学形式表示出来，建立数学模型，进行定量分析，预测未来或调整方向；信息化，就是广泛地使用计算机，对大量有用信息进行收集、分析，利用反馈信息进行预测和决策；智力化，就是现代化管理十分强调人的作用，注意开发管理人员的智力，充分调动人的主动性、积极性和创造性。要求组织机构具有应变能力，充满活力和高效率，以适应错综复杂的变化情况或环境。

 

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