试论公证核实的重要作用

发布时间：2016-08-04 08:56

　　论文摘要 公证实践中，当事人为达到某种不法目的，采取隐瞒、虚构、变造，甚至伪造证明材料等手段骗取公证书的情况时有发生，而公证机构在承办过程中，未尽到全面审查和谨慎的核实义务出具的公证书，不仅给当事人或利害关系人的合法权益造成了侵害，也给公证行业的声誉造成了严重负面影响。因此，在公证过程中，对证明材料和相关事实进行核实是确保公证质量的重要途径，更是提升和强化公证公信力的有力保障。

　　论文关键词 公证核实 公证机构 全面审查

　　一、公证核实的概念及法律依据

　　（一）公证核实的概念
　　公证核实是指公证机构依法对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料的真实性、合法性进行核查确认的活动。公证核实，既是公证机构的权利，更是公证机构应尽的义务。
　　（二）公证核实的法律依据
　　《公证法》第二十九条规定，公证机构对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料，按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的，应当进行核实，或者委托异地公证机构代为核实，有关单位或者个人应当依法予以协助。《公证程序规则》第二十六条规定也对公证核实做出了相同的规定。
　　《公证程序规则》第二十七条至三十三条，对公证机构如何进行核实做了概括性说明，可以归纳为五个方面：第一，公证机构派员外出核实的，应当由二人进行，但核实、收集书证的除外，特殊情况下只有一人外出核实的，应当有一名见证人在场；第二，公证机构可以通过询问当事人或公证事项的利害关系人等方式进行核实；第三，公证机构可以向有关单位或者个人了解情况，并收集相关书证、物证、视听资料等证明材料；第四，公证机构可以通过委托专业机构或者专业人员现场勘验、鉴定、检验检测、翻译等方式进行核实；第五，公证机构可以委托异地公证机构代为进行核实。

　　二、公证核实在公证程序中的重要地位

　　（一）加强公证核实力度，能够有效地降低执业风险
　　审判实践中，法官对公证机构出具的公证书是否造成侵权及是否应当承担相应法律责任的依据，就是看公证机构是承办公证过程中，是否违反了规定的办证程序，而公证机构是否尽到了核实义务是公证机构应否承担责任的一个极其重要的环节。最高人民法院于2014年4月28日通过的《关于审理涉及公证活动相关民事案件的若干规定》的第五条规定，当事人提供虚假证明材料申请公证致使公证书错误造成他人损失的，当事人应当承担赔偿责任。公证机构依法尽到审查、核实义务的，不承担赔偿责任；未依法尽到审查、核实义务的，应当承担与其过错相应的补充赔偿责任；明知公证证明的材料虚假或者与当事人恶意串通的，承担连带赔偿责任。由此可见，是否依法尽到审查、核实义务，直接关系到公证机构是否承担赔偿责任。
　　《公证法》第四十二条规定，公证机构及其公证员为不真实、不合法的事项出具公证书的，对公证机构视情节分别给予警告、罚款或停业整顿的处罚，对公证员视情节分别给予警告、罚款、暂停执业、吊销执业证书，甚至依法追究刑事责任的处罚。《公证法》第四十三条规定，公证机构及其公证员因过错给当事人、公证事项的利害关系人造成损失的，由公证机构承担相应的赔偿责任；公证机构赔偿后，可以向有故意或者重大过失的公证员追偿。由此可见，公证错误的法律后果及法律责任是相当严重的，此项规定提醒着公证机构及公证员一定要高度重视公证证明材料的核实工作，严肃认真地履行公证法及公证程序规则规定的核实程序，以确保公证法律文书的准确性，避免错假证的发生，最大限度地降低公证执业风险。否则，将承担上述法律规定的、而我们难以想象的法律后果及法律责任。
　　（二）加强公证核实力度，能够有效地提高公证质量
　　公证质量是公证行业生存发展的生命线，公证质量的好坏，很大程度上是由在承办公证过程中，对当事人提供的证明材料的审查、核实是否真实决定的。公证实践中，对由社区、村委会、乡镇政府、死者生前所在单位出具的证明材料，因其证明效力低或者存在弄虚作假的行为，要作为公证核实的重点，从形式到内容都要进行认真审查和核实；而对由公安机关的户籍证明、人民法院的裁决文书、公证机构的公证书、当事人的原始档案材料等证明材料，则只需要根据办证经验进行形式审查、核实。公证机构依据核实后的证明材料出具的公证书，其证明效力要远高于未经任何核实程序而出具的公证书。近年来，因公证机构审查不严，未进行核实而被推上被告席的报道屡见不鲜，已经严重危害到了公证行业的社会声誉和形象。因此，公证机构应当充分认识到履行公证核实程序，是提高公证质量，重新塑造公证行业良好的社会形象的重要手段和必经程序。
　　（三）加强公证核实力度，能够有效地提高公证公信力
　　公证机构在承办公证事项过程中，公证员依法采用各种方式进行核实时，必然会向被核实单位或个人说明核实的内容和核实的目的。向被核实对象说明的过程，即可视为对公证法律常识和公证职能作用的一个重要的宣传过程。被核实对象经公证员当场讲解，能够充分、直观的意识到公证程序的规范性、公证证明对象的真实性、公证证明的严肃性。在办证程序中设置公证核实程序，公证员有意识地进行公证核实，延缓了出证时间，此举可以有效地改变当事人眼中，公证处只是一个收费部门，只要给钱，马上就可以取得公证书的不负责任的形象。随着公证核实工作的深入开展，不仅确保了本处的公证质量，而且在公证机构所在地的人民群众心目中，增强公证的公信力，确立公证的品牌效应，进一步树立公证的良好社会形象。

　　三、公证核实过程中的常见问题

　　（一）在办理各类公证的过程中，核实难度最大的就是被继承人的继承人基本情况
　　改革开放几十年后，自由职业者所占比例较大，没有固定的工作单位，想要证明被继承人的基本情况过于困难；另外近年来，随着城市开发开放、规划和基础设施建设需要，拆迁、移民等因素造成人员的流动性比较大，被继承人生前居住的人文环境发生较大变化，此时，再找个相关证明人都难以实现，而其所居住的街道社区委员会或村民委员会也不一定知道，故其出具的证明的可信度不高；还有个别当事人为达到个人目的故意出具假证明，甚至有的单位和基层组织明知是假的也会应当事人的要求出具证明。
　　（二）现有办证规则对证据核实的规定尚不具体明确
　　《公证法》和《公证程序规则》中虽然规定有公证机构对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料，按照有关办证规则需要核实或者对其有疑义的，应当事先核实，或者委托异地公证机构代为核实，有关单位或者个人应当依法予以协助的规定，并且还规定有相应的核实证据的办法。但上述规定只是对公证机构和公证员有约束力，对当事人和出具证明材料的单位或个人没有法律上的约束力，如出现虚假证据时，公证机构只能以拒绝受理或不予公证来处理，，没有相应的惩戒措施。
　　（三）参与管理社会事务的行政机关的相关业务措施和制度不完善，不能全面反映被证明对象的真实情况
　　例如，公安机关现有的公民死亡档案只记载其内部系统升级后的时间，只能反应出近十年左右的公民死亡情况，再久远一些的公民死亡情况无从记载。这就造成，死亡时间较长的公民死亡证明只能由其他方式出具的问题，其证明效力相应较差。再如，被证明对象的婚姻状况，只能由其户籍地民政部门证明，无法反映出被证明对象在其他地方是否进行过婚姻登记，没有达到全国范围内的统一登记和管理。此外，继承公证中，还存在被继承人生前是否立有遗嘱、是否与他人签订过遗赠抚养协议、是否有依其抚养的继承人之外的其他人、是否有债务等问题，都是公证机构核实过程中的难点。
　　（四）公证机构在外出核实证据时，如何收取费用的问题
　　目前，各项公证业务的收费是按照1998年5月6日国家发展计划委员会、司法部联系发布的《关于调整公证服务收费标准的通知》规定的标准来执行的，该通知并没有涉及公证机构如何收取核实费用的规定。但在实际工作中，核实工作肯定会需要支付费用，在目前公证收费偏低的情况下，公证机构是否加强核实工作与节约运行成本存在着较大的矛盾。

　　四、加强公证核实工作的有效做法

　　一是严格按照程序办证，提高公证机构和公证员的执业风险防范意识，加大公证核实和公证质量监管力度，进一步加强对公证人员的教育管理，对公证员的各项核实技能进行培训，使公证员能够熟练掌握各项与核实有关的法律法规、辩别常见证件真伪、掌握核实书证、查言观色、语言沟通和制作询问笔录等技能和技巧。公证员核实证据后，应当形成书面《公证事项核查报告》后存入公证档案中，对证据的核实过程和结果予以记载，并提出处理意见，对重大、疑难公证事项须交由集体讨论研究，共同商讨解决办法。
　　二是进一步完善办证程序，细化公证告知书和谈话笔录内容。完善受理、审查、核实、承办、审批、出证和归档等各个步骤，设置必要的公证前置程序和更为详细的证明材料收集程序，对公证告知书和谈话笔录进行重新梳理，把相关的法律规定、继承人的权利义务、公证机构不予办理的情况、法律责任和后果等内容尽量详细地充实到告知书和谈话笔录当中。例如：在继承公证中，公证员根据程序要求将询问申请人的情况录入《继承公证受理接待记录》中，及时掌握第一手资料，以便与继承人后来提供的证据进行比对，此举很大程序上可以判断出继承人是否存在主观恶性，建立起继承公证的第一道防线；在涉及处分房屋、林权等不动产的买卖合同、委托书公证中，除要求申请人提供常规证明材料外，还应当要求其提供由登记部门出具的相关产籍证明，用于确认其处分的财产有无抵押、扣押或其他限制产权的情况，另一方面该证明还能够证实申请人提供的权属凭证的真实性。
　　三是公证机构应当进一步通过自身努力，积极与有关部门沟通，解决核实难的问题。利用和整合现有社会资源，进一步提高相关单位和基层组织出具明的真实性和准确性。通过对户籍管理部门、权属登记部门、档案保管单位、社区及村委会的走访、调查，使其对公证核实工作给予必要的理解和尊重，确保更真实地出具证明，保持及时的沟通和联系，提出合理建议，建立起由司法所、社区、村委会、档案保管单位等部门组成的核查网络。充分利用好司法行政系统的内部资源，对司法助理和协理员进行公证基础知识培训，重点对如何在亲属关系证明出具前的调查方法进行培训。

　　五、建议

　　一是建立健全统一规范的公证证据核实体系。司法行政部门和公证行业协会，应当及时总结近三十年来，公证机构办理各类公证过程中所得到的经验及教训，制定出权威的、切实可行的公证证据核实措施，这有助于规范公证机构和公证员的执业行为，化解潜在的执业风险，提高公证的公信力。
　　二是司法行政部门和公证行业协会应当及时与其他行政管理部门沟通，解决公证证据核实难的问题，建立统一的信息交流平台，对公民信息、婚姻信息、公证信息等实行有条件的统一管理，特别是要加强公证行业内部之间对办证信息的统一管理和委托核实的落实力度。
　　三是司法行政部门和公证行业协会应当会同价格管理部门及时制定出更加详细的收费标准，科学、合理地制定新公证收费标准，将新生公证事项、辅助公证业务和证据核实工作的收费标准等均考虑进去。

本文编号：84303