推进化工原辅料标准化采购管理

胡鉴荣 中石化股份有限公司茂名分公司物资供应中心

摘要：标准化作为企业管理提升的重要手段，越来越来受到企业的重视和应用，尤其是采购业务过程管理，如化工原辅料采购，通过推行标准化管理，不仅促进过程规范、运作高效，而且有利于防范和控制供应风险，增强业务操作透明度，保证企业效益最大化，因此，标准化管理对于提升企业采购管理水平，具有现实而重要的意义。

关键词：化工原辅料  标准化采购

引言

何为标准化管理？标准化作为制度化的最高形式，是一种非常有效的工作方法，把标准化应用在管理方面，就是标准化管理，是指符合外部标准（法律、法规或其它相关规则）和内部标准（企业所倡导的文化理念）为基础的管理体系。本文所讲的标准化，是指企业通用制度或规程以外的业务管理标准化。

标准化采购是近年来大型企业，如中国石化，大力推进的主要工作之一。随着精细化管理的深化，效率低下的矛盾又显露出来，如何应用标准化手段，克服管理精细带来的效率低下问题，成为企业采购部门着力研究和推进的重点工作。本文以化工原辅料为对象，从标准化管理的必要性与可行性、实施策略与成效分析等方面，对推进化工原辅料标准化采购管理进行系统论述。

一、实施标准化采购管理的必要性与可行性

（一）问题剖析

采购过程可控，关键是制度执行规范、细节执行到位，这是实现安全及时经济供应的前提。采购制度是共性的行为准则，不能涵盖采购过程的全部细节。在业务操作中，制度的某些缺陷，容易强化业务个人倾向，产生相应的管理风险。化工原辅料具有较强的市场特性和需求特性，需求数额大，质量要求高，采购过程控制尤为关键。实际操作中，我们发现一些管理细节问题：

①部分关键业务过程缺乏规范，如化工复配剂采购中涉及的技术配方保密、复配加工商选择、复配单剂选厂等关键的业务不在专业制度内。

②商务文书格式、描述因人而异，内容不全、表述不清。

③计划员自主管理储备，采购员自我提报洽谈计划，业务管理不透明、不受控。

④成本分析管理分散无序，重形式轻内容，重数据轻分析。

这些似小非小的问题，其本质是业务过程管理没有标准化。

（二）必要性与可行性

首先，标准化既是精细化管理的内在要求，也是管理提升的有效手段。随着化工原辅料采购精细化管理的持续深化，客观上需要对原有的一些做法进行完善和提升，最终形成一个标准化管理流程或规范，这是推进化工原辅料标准化采购管理的必要条件。

其次，经过近年来的不断创新发展，炼化企业化工原辅料的采购已积累很多好的管理经验， 如灵活多变的竞价方式、以成本分析为基础的科学理性采购策略、良好的供应商关系管理等等，这为推进化工原辅料标准化采购管理创造了充分条件。

二、推进化工原辅料标准采购管理的策略

炼化三剂对石化企业生产“安稳长满优”运行具有举足轻重的影响，属关键品种，如复配剂，是生产合成树脂的添加剂，其质量好坏对效益的影响具有放大效应，因此，该类品种的管理不能局限于采购环节，业务管理需要前移，从源头对过程管理加以规范。下面是石化企业化工复配剂标准化管理的一个做法：

①对复配加工供应商进行现场考察和评价，根据考察结果，按简单复合加工型和新产品技术研发型对复配剂进行标准化分类。

（二）统一搭建物资成本分析平台，实施台账式管理

化工原辅料较强的市场特性，决定采购成本分析的重要性。过去，对采购物资成本分析没有定式，存在成本项目不统一、重数据轻分析的情况，直接影响采购成本及价格的研判。基于不同的产品渠道产生不同的成本构成，按供应商属性对产品成本构成进行标准化更为科学合理，如生产商以原材料组成为成本分析重点，中间商主要分析产品物流和管理费用，同时，搭建统一物资成本分析平台，加大分析研判力度，建立部门成本分析台账，细化到每一具体品种，成本分析表格链接到管理台账，并制定相应的管理办法，变个人自主、分散、无序管理为部门集中、统一、标准化管理。

（三）规范业务常用的商务文件，推进业务管理标准化

在物资采购业务中，报价书、选厂原则、供应商发货计划及交货通知等都是常用的商务文件，由于属日常业务使用，带有一定的专业性，往往制度不做统一规范，造成各种对外商务文书版本众多，供应商误解以及内容疏漏的现象时有发生，供应风险也因此突现。化工原辅料采购及保供专业性强，日常管理使用的商务文件，应体现严谨、风险可控和操作性强等特征，否则，失去规范和标准化的意义。以下是某一石化企业案例：一是集合以往各式版本，找问题，查风险；二是按专业需要优化整合，提出统一的操作版本，包括《供应商交货通知》、《供应商发货计划表》、《选厂原则》以及《报价书》等；三是以商务文书的统一，推动业务管理标准化，如发货计划和洽谈计划集中会审，每月根据化工原辅料消耗情况和市场走势集中会审，全局兼顾做好优化，发挥集体的智慧，提高发货计划的合理性，保证到货适时适量，降低供应风险。

三、推进化工原辅料标准化采购管理成效研判

在化工原辅料采购管理中，实施并推进标准化，其主要成效表现在：

①规范了采购行为、促进了管理高效

以往非标商务文书，部门领导审批费时、业务流转效率低，影响审批质量和业务的及时性，商务文书标准化，由于内容齐全、规范，可操作性强，可减少个人偏向，便于流转审批，提高业务效率。对于过程管理业务来说，标准化同样使业务透明、高效，如复配剂采购过程管理，按一般物资操作，技术协议、采购合同都要按牌号一单一签，效率低，且容易出现先供货后采购等不规范的操作，由于化工复配剂使用的单剂相对固定，不同牌号有差异的核心剂种少，如果将复配剂采购进行系统性的标准化管理，比如对复配牌号按技术复杂性分成简单复配、技术研发复配，，并以此规范供应商准入，集成技术框架、采购框架，约定单剂选择及定价等，按需求执行协议项下订单操作，其规范与高效一举两得。

②增强业务管控能力，降低供应风险

对业务操作层的管理，制度或规程一般难以作具体的要求，主要靠业务员的责任心和岗位制衡来推动，其本质还是人盯人，显然，对涉及环节多、业务流程长的化工原辅料采购管理来说，这种模式存在局限性，表现在管理过程不透明，管控能力不强，如果业务员责任心缺失或团队意识薄弱，安全保供基础就可能动摇。如果将一些实践证明可行的管理方法运用到日常的业务管理中，形成一定范围内的操作准则，用标准化管控关键节点，业务管控能力将是事半功倍，如化工原辅料发货计划实施标准化管理，一是过程透明，集体决策，减少个人倾向；二是计划可行性依据更充分，保供、储备、市场风险降低。

科学理性采购，离不开对基础数据的研判，包括采购物资的成本构成、使用性能、投入产出等信息，这些数据的真实性及全面性，直接影响采购物资选厂和定价，尤其是技术含量高的炼化三剂，往往因技术垄断，采购方处于被动，这种情况下，成本构成便是合理定价的基础。而对部分市场竞争激烈的化工原辅料品种，有时供应商出于占领市场考虑，不顾产品成本，采取低价恶意竞争策略，打破正常的竞争秩序，给保供及产品质量埋下隐患，因此，成本分析是科学理性采购的基础。以往，对于采购物资的成本分析多流于形式，数据缺乏时效性，应用价值不高。推行物资成本分析标准化管理，是采购管理由量变到质变的的提升，通过标准化促常态化、制度化，增强业务员关注成本、跟踪市场的主动性，提升策略采购能力，尤其是市场敏感性高的大宗化工原辅料，推行成本分析标准化管理，无疑为科学理性采购夯实了基础。

④提高采购策略的系统性、整体性，促进降本增效

四、结束语

尽管标准化管理不是一个全新的管理理念，但石化企业化工原辅料采购在经历简单管理、精细管理阶段之后，现在已进入全面深化精细化管理阶段，标准化管理与其说理念“新“，不如说理念与时俱进。推进化工原辅料的标准化采购管理，目的在于：1）以管理过程延伸促管理方式创新；2）以采购成本分析系统化、常态化管理，夯实化工原辅料科学理性采购基础；3）以商务文书标准化，促采购业务流程规范化。

随着管理理念的标新立异，标准化将有更多的内涵。化工原辅料的标准化采购管理，也将紧跟管理的要求，在持续推进中不断完善。通过将标准化的基础业务流程加以固化，解决其他节点标准化问题，最终实现采购链的标准化管理，促进化工原辅料采购管理水平的全面提升。