药品零售企业采购与付款循环的内部控制

蒋骋   宁波海王星辰健康药房有限公司

摘要：采购与付款是药品零售企业的重要经济业务，对其实施规范化的内部控制是企业经营管理的重要内容之一。由于采购与付款过程涉及到企业内部的众多部门和人员，容易导致舞弊、低效和浪费，所以，应当制定严格的内部控制制度，并通过规范的措施加以防范。本文结合药品零售企业会计实践中的实例，从采购申请、合同建立、商品的验收、款项支付等方面提出了一些切实可行的控制措施，有利于加强药品零售企业的采购与付款循环的内部控制。

关键词：采购 付款 内部控制

一、岗位分工控制

采购程序应由申请采购、付款处理之外的人员进行，目的是将价格的谈判和货物的验收及发票的验收职责分离；（4）商品的采购、存储保管员不能担任帐务记录工作，防止绕过验收单，以减少误记商品数量金额的可能；（5）付款的审核人应同付款执行人职务相分离。付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。付款的审批通常经过验货后执行（预付款业务除外），以保证商品的价格、质量、规格等符合标准；（6）记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。

二、授权审批控制

三、请购控制

请购事项应当明确，请购依据应当充分适当。（1）药品零售企业应当建立采购申请制度，首先由商品部的小组负责人提出采购申请，商品部负责人报主管领导审批。先由负责采购的人员审查请购单，审查的目的在于检查该项是否在执行后又重复提出，以及是否存在其他不合理的请购品种和数量。（2）加强采购业务的预算管理。如果采购人员认为请购单的提出是合理的，应根据其所掌握的市场价格，对采购所需资金作出估算，并签署同意采购的意见后，交负责资金预算的管理人员进行审批。如果认为该项请购符合经营目标和在原已制订的资金预算范围内，签字后可交采购部门办理订货手续。采购部门应将处理过的请购单归纳备案。

 四、采购控制

采购行为应当合法合规，所有的采购申请都应当详细地记录备查，在购买之前获得相应管理层的批准。采购申请应包括以下必要信息：采购内容、估计可接受的价格、采购原因、要求到货日期等。采购实施在系统中开户，建立供应商信息及商品档案，然后确定采购价格和数量并订货。采购部门在收到经过审批的请购单后必须从三方面实施控制。

（2）确定供应商。采购部门在确定了采购数量之后,签订购销合同之前,必须遵循企业订货询价制度，通过充分比较货物的质量、价格、付款条件、交货时间及供货方信誉等条件,选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。对于一些大额重要的采购项目应采用公开招标竞价方式确定供货单位。并对采购所需资金做出估算，由采购部门授权人签署采购意见后，将签批后的请购单送资金预算部门。由资金预算部门主管人员审核请购是否符合经营目标。审批后签署意见，送交采购部门。

（3）签订订货合同。采购部门应当根据批准的申请内容，在满足企业质量、价格、技术、和服务方面的要求的前提下，通过公正和合乎道德规范的方式识别合适且最有效的供应商，建立合同或协议等。“采购合同”一般包括订购流程、一般条款（对商品的质量要求和包装要求、报价和促销要求、退货处理、付款方式、商业贿赂惩罚及举报奖励条款等），和个别条款，即合作商品信息：采购价格、零售价格等。“采购合同”的有效期一般为一年。采购部通过“公司合同审批流程”报送相关部门审批后方可加盖公章。正式合同一式三份，供应商一份、品类管理部一份、财务部一份并编制“采购合同汇总表”备查。

（4）发出订货单。 采购以电话的方式下订单，供应商将货物送至配送中心后，补货员根据送货单在ERP系统中制订首张“采购订单”，然后由商品部审核通过。“采购订单”由商品部直接在ERP系统中审核。审核过程中主要考虑存销比、库存量、季节性、不同供应商的采购价格、是否参与活动等方面。

药品零售企业还应制定紧急采购流程，减少事后采购。规定事后采购必须提交并经过更高级别的审批。将事后采购的比例作为对部门的考核项目之一，事后采购项目过多说明部门工作计划未做好，也可能是采购申请流程、购流程过于拖沓。如果为后者，则应限制采购审批流程的审批时间，提高审批效率。规定同一事项不得分开申请，采购处理环节对多个申请建立一个合同的情况进行控制。

五、商品的验收控制

（1）商品检验。配送中心验收组验收员审阅了供应商的检验报告之后，再根据不同成分货物的检验标准和抽样样本量（参照国家“GSP-药品经营企业质量管理规范”），并结合验收标准对商品的外观包装质量进行检验。对于散件商品逐一检验；对曾经出现过质量问题的商品加倍抽样检验。验收员检验商品后，将不合格商品退回供应商。对于出现较严重质量问题的商品，应将整批退回，并要求供应商提供经国家认证的检验单位的该批次的“检验报告书”后方能收货。

（2）实物入库及审核。验收员核对验收商品与ERP系统中“采购订单”的采购数量，价格由补货员核对。确保验收商品的收货价格和数量均小于或等于“采购订单”。如出现商品收货价格高于“采购订单”，通知商品部补货组确认修改。验收员将“送货单”和“收验单”交由验收主管复核后在“送货单”上加盖验收专用章，将其中一联交供应商带回。验收员在ERP系统中录入“收验单”的相关信息，系统自动生成有编号的“入库单”，并由验收员核对“入库单”的正确性。制单人和审核人要求职责分离。验收主管根椐“送货单”和“收验单”在系统中复核“入库单”，审批后系统将自动增加库存。

（3）入库资料转交财务。每个工作日末，配送中心验收员将“入库单”和“送货单”一起转交财务部结算组。

六、付款控制

付款方式和程序与供应商的对账方法应当有明确规定。付款控制主要涉及帐单核对和付款计划的控制两个方面：

（1）帐单核对：财务部收到“入库单”和“送货单”后，核对单据的商品信息（商品名称、数量、金额和批号）是否一致。如有差异则退回配送中心物流部核查数量、单价等。确保入库的商品准确、完整、及时地录入财务系统。同时必须做到（a）定期及时与供应商核对应付账款，对于有差异的货款应及时跟进查明原因。每月结算会计根据“应付账款明细账”向供应商出具“对帐通知”，盖章后传真给供应商对账，供应商核对一致后盖章回传。供应商将经双方确认并加盖供应商公章或财务章的“对账确认书”以及“发票”（及实销实结的“销售查询商品汇总表”、按采购量结算的公司需提供“送货单”回单）及“退厂单”一起交结算会计。并核对“发票”与“入库单”和“送货单”及“退厂单”的金额是否一致。核对后将每月从ERP系统中导出的入库、退厂数据作标记，列出发票金额、送票日期等，避免供应商重复开票。（b）入库单清单与库存商品明细表核对，对差异及时跟踪处理；入库单金额和发票金额不一致应得到适当处理。审核发票的验收和采购定单，确保付款已获得批准、价格和数量准确无误、在限额内支出以及使用的会计科目正确无误。付款前要保证原始凭证的完整无缺，没有价格和数量上的差异。当发票超出了事先建立的采购定单的限额或超出其他标准时，要在付款前上报和审查。付款批准人在批准付款以前，审核发票的完整性、明晰性和准确性。应注意，负责签字批准的人员不应同时负责收货、单据核对、付款审计和资金付款。如果出现已经退货，对于不再继续合作的供应商，应在停止服务前严格审查。（c）财务部根据发票的收取及合同签订的结算方式填写“货款承付申请单”（包括供应商编码、名称、应付帐款余额、当期库存余额等信息），交由采购部填写供应商的当期库存余额及待处理库存金额，及相关部门审核签字；通过电子审批系统进行审批流程设定。

（2）付款：付款计划应得到适当的审批，网银支付应得到严格的复核和审批。（a）财务经理按照月初货款预算总额，统一安排资金，将经审批后的“货款承付申请单”，交予出纳安排付款。完善供应商信息库，在建立、更改供应商的代码、名称、地址、银行帐号等信息时，需有来自供应商的证明。由独立于应付帐款批准、付款批准的人员进行信息维护。付款批准人应审核付款信息是否和信息库相同。（b）对商品的所有付款，都必须附有收货单、付款承付单，如根据合同需要预付款项时，要审阅供应商对帐单中有无超额付款和异常付款，还应该对应付帐款的负数余额进行分析。付款时间提前或拖后，造成现金折扣损失或公司信誉度受影响。定期对应付帐款进行帐龄分析，定期和供应商对帐。如果涉及现金折扣较多，公司应建立确保在恰当时间取得供应商提供的提前付款折扣的程序，例如资产预算分析等。

七、监督检查

监督是对内部控制质量进行评价的过程，包括持续的监督和独立的评价，以保证内部控制运行的有效性。整个内部控制的过程必须施以恰当的监督，，通过监督活动，在必要时对其加以修正。应当不断地在日常工作中监督评审内部控制的总体效果，对内控系统应当进行有效和全面的内部审计。药品零售企业的采购与付款循环监督主要包括：

（1）采购审批人员、采购人员、验收人员、储存人员、财会记录应实行岗位分离，以防止串通舞弊。

（2）定期分析应付账款，规定付款顺序，财务人员与业务人员配合，在企业资金许可的情况下，尽可能先付有折扣的货款。

（3）制定应付账款清理计划，对长期无人追索的款项应进行调查，确属不需付的账款，应报有关领导批示，及时转入收入账内。

（4）建立双方定期对账制度，以防止双方业务人员串通舞弊。

参考文献

[1] 熊敏. 浅议采购与付款循环的关键控制点及控制措施.企业家天地,2007,12: 28-29.

[2] 伍春. 实施采购与付款内部控制的规范化. 经济师, 2004,7: 265-265.

[3] 景春色. 建筑施工企业内部控制的问题及对策.现代商业,2010,7:109-110.