试论会议的主持与驾驭技巧

张茹    辽宁税务高等专科学校

摘要：主持会议并能控制会议的顺利进行需要一定的驾驭会议技巧。由于会议类型和会议性质不同，会议进程中的气氛因人而变，要求会议主持人灵活地采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，以便能得心应手地控制会场情况。

关键词：会议 主持 驾驭

会议是一种行之有效的管理方式，对于统一思想、明确分工、沟通信息、落实检查都有重要的作用。会议开得是否成功，组织会议的主持人起到了关键的作用。由于会议类型和会议性质不同，会议进程中的气氛会因人而变，这些都要求会议的主持人灵活地采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，以便能得心应手地控制会场情况。主持会议并能控制会议的顺利进行需要一定的会议驾驭技巧。

一、会议主持的常用技巧

（一）主持人的忌讳

主持人是会议进程中的引导者，起到大海航行中舰船的舵手作用。舵手在航行中如果指挥不力，就会偏离航线或酿成事故，会议中的主持人同样如此。主持人在会议开始前的介绍环节，忌讳先行介绍自己。在调停会议中产生的矛盾时，忌讳粗暴地制止、表达不愉快的情绪或引导双方攻击自己。在听完与会者陈述后，忌讳无言以对、向双方之一表示赞同或批评双方各自存在的错误与问题。当与会者提出异议或指出问题时，忌讳忽视问题的严重性、避而不谈或被与会者控制。当与会者各持己见、悬而未决时，忌讳没有主见或说“这次就这样，下次再开一次会”、“时间关系···”。

（二）主持人的能力

 主持人应具备四个方面的能力。一是会场的控制力，要提前过问会议环节，控制会议程序，把握会议节奏，对会议议程穿针引线，使会议内容围绕主线，及时概括总结。二是具备影响力，不同场合、不同类型营造不同会议氛围，提升会议效率。三是具备自制力，保持中立态度，甘当与会主要领导的配角，少发言、不插话、不走动、不增减议程。四是具备说服力，善于临场发挥，出错不漏声色，善于提问、引导、说服、鼓励、答复等。

 （三）主持人的开场技巧

主持人应选择好开场时机，通常需要环顾四周，观验时间是否已到、嘉宾是否同意、其他角色是否到位、备品是否就绪等，然后沉默片刻，，致意问候，在简短的开场白后，准时宣布开始。介绍程序要规范、称呼要准确得体，不能错或遗漏，用概括性语句对会议和活动作出预示性评价，如“预祝···”。

（四）主持人把握进程的技巧

主持会议适合采用商量和询问的谈话方式，通过各类提问方式来引导、探寻、推进和总结讨论的主题。

1. 探询议题

会议伊始，主持人需要获取信息。可通过开放式提问来鼓励与会者，如“你对这个问题怎么看?”也可采用清单式提问，如“…有哪些原因？” 当探求其他对象的观点或引发大家思考时，可采用假设式提问，如“如果你处于这种状况，你会怎样处理这个问题？” 针对全体与会者，可采用广播型提问，如“三个错误，谁能给纠正一下？” 在希望得到明确具体的回答时，可进行封闭式提问“你同意这个看法吗？”

2.推进议题

为获得进一步的信息，可进行追问式提问，如“请继续说吧！”“后来呢?” 别人问我的问题，反问所有人属于棱镜式提问，环形问题有助于听到每个人的计划，如“其他人的看法呢？”

3.总结议题

对议题进行总结，需要梳理和检验会中搜集的信息，告知大家会议的结论，可采用重复式提问，如“如果我理解正确的话，你是说…”或确认式提问 “今天的讨论大家都清楚了吗？”

（五）主持人的结束技巧

主持人的结束语应与开场白呼应、一致，可以简明扼要地总结评价会议情况，强调会议意义，取得的成果。也可动员号召会后贯彻会议主旨或弘扬活动精神，在表达对有关各方的感谢之后郑重宣布会议结束。

二、典型会议的特殊技巧

（一）“信息通报”型会议

（二）部门例会

例会即固化时间和内容，形成惯例和习惯的会议形式。部门的例会，从内容上讲，包括总结、通报各项重点工作的进度，研究下一步的主要工作，明确部署下一步的工作重点。开会的时候议程明确、条理清楚、言简意赅。主持人作为部门例会的组织者，直接关系到整个会议的效率和效果。会议主持人做好会前梳理事宜、动态研究、未来策略和活动规划、会中引导，充分发挥主导作用。对需要明确的重点内容，要首先列一个大概的会议提纲，以免遗漏。在与会人员汇报工作的过程中，哪些事情需要明确、调整、强调、重点跟进等，主持人都要非常清楚，适时强调和引导，以确保会议的顺畅和明确会议的要点。主持人需群策群力、充分沟通，更好地发现机会、找出问题并解决问题。需要调动每个人、每个部门之间的相互沟通、协调、支持和配合的积极性，激发团队合作的精神，使与会者从多方面去碰撞问题、激发灵感和风暴策略，从而找到更好的方案和方法。

（三）座谈讨论会

座谈讨论会是通过研究产生思想碰撞并统一认识、形成结论的会议。包括座谈会、调研会、咨询会、学术会、方案论证会、征求意见会等。为了营造畅所欲言的氛围，主持人和与会者之间可淡化职务级别的高低，平等、尊重每一位与会者，秉承为大家服务的理念，服从真理。对上级要大胆求教，不盲目服从，对同级诚恳讨教，对下级虚心问教。在力图使大家思想放开、问题摆开、难题解开的基础上，防止会议没有约束和漫无边际、信马由缰、离题万里。主持人务必谦恭慎听、引而不发、不表扬、不批评、不表态、不露声色，关键任务是倾听、适当的探询和充分的记录，以便寻求新观点、搜集建设性的建议。结束时，可采用列举有价值意见、建议的方式来综合概括观点，应肯定大家的贡献，并表示希望大家会后继续积极思考，踊跃探索，随时欢迎提供新的想法和主张。

（四）研究决策会

决策会属于组织管理和决策层解决实质性问题的工作会议，主持人通常为组织领导层面的负责人，能否主持好这类会议是对主持人工作能力和工作作风的综合考验。主持人会前应力求包括自己在内的每一位参会人员之间充分沟通、统一认识、消化矛盾、提升凝聚力，处理好个别酝酿与民主集中的关系。会中先阐明目的、提出议题，将问题排序，寻求方案、预测对策、逐一归纳、达成共识。主持人不得率先发表意见,也不能总结别人的发言，需善于倾听，体察异同，掌握进程，把握方向、抓住重点。应善于调节气氛，给包括持反对意见和无采纳价值的与会者以积极的鼓励和适当的评价，不能压制不同意见、过于严肃较真、剑拔弩张，这种民主的作风有利于全面分析问题，有利于得出正确的结论，有利于团结和谐。由于这类会议需要形成统一认识和结论，因此容易产生影响会议效率的争执、冲突、冷场、沉默等负面效应，主持人需分析与会者的心理和情绪，依靠积累的丰富经验和沟通技巧予以妥善处理和把控。会议结束前，主持人作简要总结、分析归纳、重点强调、安排部署，为防止随大流，应该最后表决或表态。

参考文献：

[2]腾宝红.会议管理实操技巧[M].广东经济出版社.2006.1